Sơ đồ tổ chức

SƠ LƯỢC VỀ TRUNG TÂM Y TẾ THÀNH PHỐ VĨNH LONG

I.Giới thiệu

- Trung tâm y tế TP Vĩnh long tiền thân là Bệnh viện đa khoa thành phố vĩnh long được đưa vào hoạt động ngày 21-11-2013 với quy mô giường bệnh tại thời điểm năm 2013 là 200 giường với tổng kinh phí hơn 250 tỷ đồng, trung tâm được xây dựng trên diện tích 1,5ha tại địa chỉ 67N khóm 2, phường 9, thành phố vĩnh long

- Từ tháng 7 – 2017, sau hơn 3 năm đi vào hoạt động Bệnh viện đa khoa thành phố vĩnh long được sáp nhập thành Trung tâm y tế thành phố vĩnh long tại địa chỉ 67N khóm 2, phường 9, thành phố vĩnh long cho đên thời điểm hiện tại

- Hiện tại Trung tâm y tế tp vĩnh long là một trung tâm y tế thuộc tuyến huyện ( hạng 3 ) nơi điều trị đúng tuyến của tất cả bệnh nhân có tham gia BHYT, bệnh nhân không tham gia BHYT

- Trung tâm y tế tp vĩnh long với nhiệm vụ chính là khám chữa bệnh và dự phòng.

2. Cơ cấu tổ chức

- Bao gồm gồm 21 khoa Lâm sàng và Cận Lâm Sàng với hơn 270 giường bệnh được xây dựng theo mô hình Trung tâm.

- Nguồn nhân lực:Tổng số: 280 nhân viên Biên chế: 241 nhân viên Hợp đồng: 39 nhân viên

- Hiện Trung tâm gồm các khoa phòng :

1. Ban giám đốc

2. Phòng Tổ chức hành chính

3. Phòng Tài chính kế toán

4. Phòng Kế hoạch nghiệp vụ

5. Phòng Điều dưỡng

6. Khoa Khám bệnh

7. Khoa Hồi sức cấp cứu

8. Khoa Nội tổng hợp

9. Khoa Ngoại tổng hợp

10. Khoa Chăm sóc sức khỏe sinh sản

11. Khoa Nhi

12. Khoa Truyền nhiễm

13. Khoa Liên khoa ( Răng hàm mặt – Mắt – Tai mũi họng )

14. Khoa Dược – Trang thiết bị - Vật tư y tế

15. Khoa Xét nghiệm

16. Khoa Chẩn đoán hình ảnh

17. Khoa kiểm soát nhiễm khuẩn

18. Khoa Y học cổ truyền – Phục hồi chức năng

19. Khoa Kiểm soát dịch bệnh

20. Khoa An toàn vệ sinh thực phẩm

21. Khoa Y tế công cộng

22. Phòng Dân số

II. MỤC TIÊU ĐỀ RA KHI XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN

ü Nâng cao chất lượng phục vụ bệnh nhân, tạo được niềm tin đối với bệnh nhân khi thông tin sức khỏe được lưu trữ một cách có hệ thống và chính xác, tăng hiệu quả trong việc chẩn đoán và điều trị của bác sĩ.

ü Giảm thiểu tối đa sự phức tạp về mặt hành chánh trong Trung tâm, đảm bào nhanh chóng, chính xác ở từng khâu trong quy trình quản lý.

ü Giúp Ban Giám đốc Trung tâm luôn nắm được thông tin chính xác về họat động của Trung tâm qua hệ thống các báo cáo từ tổng quát cho đến chi tiết. Hỗ trợ Ban Giám đốc trong việc quản lý, ban hành chính sách, quyết định linh hoạt, đúng đắn trong việc điều tiết phòng khám, giường bệnh, các thiết bị chẩn đoán cận lâm sàng cũng như vị trí làm việc của toàn thể nhân viên trong toàn Trung tâm.

III. HỆ THỐNG THÔNG TIN HIỆNTẠI . 1.Con người

§ Tổ Công nghệ thông tin có chức năng quản lý và triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Trung tâm.

§ Cụ thể:

ü Xây dựng kế hoạch triển khai ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin trong hoạt động của đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị phê duyệt

ü Tổ chức thiết kế, lắp đặt các thiết bị công nghệ thông tin cho các phòng, khoa thuộc đơn vị theo kế hoạch đã được phê duyệt

ü Hướng dẫn đào tạo nâng cao năng lực ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của đơn vị cho cán bộ, viên chức của đơn vị

ü Quản lý, duy trì hoạt động ổn định, có hiệu quả của hệ thống mạng, hệ thống thư điện tử, bảo đảm việc kết nối thông tin giữa các khoa, phòng và với cơ quan, BHYT, Bộ Y tế và các đơn vị sự nghiệp liên quan

ü Liên thông kết nối chuyển dữ liệu về cổng giám định BHYT ( gdbhyt.baohiemxahoi.gov.vn )

ü Tổ chức triển khai các giải pháp bảo đảm an toàn và bảo mật cho hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu của đơn vị

ü Nhân sự hiện tại: chỉ có nhiên viên 1 biên chế . Quản lý cơ sở dữ liệu phần mềm, Quản lý hệ thống mạng và thiết bị, Quản lý dữ liệu được kết chuyển đến cổng giám định BHYT và cổng dữ liệu BYT.

ü Thường xuyên cập nhật thông tin lên trang điện tử www.ttyttpvl.vinhlong.gov.vn

2. Phần cứng

Hệ thống máy tính: 120 máy

Hệ thống máy chủ: 2 máy chủ ( Viettel HIS )

o Máy chủ Phần mềm Viettel HIS : khám bệnh ngoại chú, nội trú, quản lý hồ sơ bệnh nhân, toa thuốc (ngoại trú, nội trú), kho Dược..., Xét nghiệm: quản lý dữ liệu xét nghiệm

3. Phần mềm

3.1. Phần mềm hệ thống

ü Máy chủ được cài đặt hệ điều hành Windows 2019

ü Các máy chủ khác sử dụng Window 10

ü Cơ sở dữ liệu sử dụng Microsoft SQL Server

3.2. Phần mềm ứng dụng

Sơ đồ các phân hệ chính trong hệ thống thông tin Trung tâm

3.2.1. Phân hệ "Quản lý khám chữa bệnh”

Quản lý bệnh nhân ngoại trú

❖ Đối với bênh nhân cấp cứu

(1) : Bệnh nhân được đưa đến phòng cấp cứu, làm thủ tục nhập viện.

(2) : Bệnh nhân (người thân) cung cấp thẻ BHYT-> được đưa khám bệnh

(3) : Bệnh nhân không thẻ BHYT -> được đưa đến khám bệnh

(4) : Bệnh nhân (người thân) cầm phiếu chỉ định đến quầy thu tiền viện phí để đóng dấu kiểm tra và nộp tiền nếu có.

(5) : Bệnh nhân (người thân) trở về phòng khám để gặp bác sĩ.

(6) : Bệnh nhân (người thân) lĩnh thuốc -> ra về.

(7) : Bệnh nhân nhập viện theo yêu cầu của bác sĩ.

(8) : Bệnh nhân (người thân) đóng thêm tiền nhập viện.

Đối với bệnh nhân có BHYT

(1) : Bệnh nhân đến bấm máy lấy số đăng ký nộp vào quầy để nhân viên y tế nhập máy đăng ký phòng khám bệnh theo chuyên khoa.

(2) : Bệnh nhân nhận lại sổ khám bệnh -> đến phòng khám theo số thứ tự nộp sổ và chờ gọi tên vào khám bệnh. ( Giữ thẻ BHYT của Bệnh Nhân )

(3) Có phát sinh chi phí hoặc không phát sinh chi phí

(4) Đến Quầy thuốc BHYT ký nhận thuốc

(5) Bệnh nhân nhận lại thẻ BHYT và ra về

(6) : Bác sĩ chỉ định làm xét nghiệm hoặc chụp xquang, siêu âm, điện tim……

(7) Bệnh nhân làm Cận Lâm Sàng nhận kết quả đến phòng khám

(8) : Bệnh nhân làm cận lâm sàng có phát sinh chi phí đóng viện phí.

(9) : Khi có kết quả Cận Lâm Sàng bệnh nhân trở về phòng khám.

(10) : Bác sĩ nhận định Bệnh nhân sức khỏe không tốt cho nhập viện.

(11) : Bệnh nhân đến đóng tạm ứng phí để nhập viện.

(12) : Bệnh nhận nhập viện điều trị nội trú.

(13) : Bệnh nhận đã đóng viện phí quay lại nhận thuốc hoặc làm CLS

(14) : Bệnh nhân đến đóng viện phí.

Đối với bệnh nhân không có BHYT

(1) : Bệnh nhân đến yêu cầu khám bệnh được đón tiếp và nhân viên y tế hướng dẫn điền vào phiếu yêu cầu khám bệnh. Nhân viên y tế tiếp nhận phiếu yêu cầu-> phát số thứ tự và sổ khám bệnh. Bệnh nhân cầm

sổ khám bệnh đến quầy thu viện phí -> nộp tiền.

(2) : Bệnh nhân đến phòng khám theo số thứ tự nộp sổ và chờ gọi tên vào khám bệnh.

(3) : Bác sĩ chỉ định làm xét nghiệm hoặc chụp xquang hoặc siêu âm, điện tim.

(4) : Bệnh nhân cầm phiếu chỉ định đến quầy thu viện phí nộp tiền -> đến phòng làm xét nghiệm hoặc chụp xquang hoặc siêu âm, điện tim.

(5) : Khi có kết quả xét nghiệm hoặc chụp xquang hoặc siêu âm, điện tim bệnh nhân trở về phòng khám để gặp bác sĩ.

(6) : Bệnh nhân nhận toa thuốc -> ra về.

(7) : Bác sĩ đề nghị bệnh nhân nhập viện.

(8) : Bệnh nhân cầm hồ sơ nhập viện đến quầy thu viện phí nộp tiền tạm ứng nhập viện.

Quản lý bệnh nhân nội trú (bao gồm cả bệnh nhân có BHYT và không cóBHYT):

Chức năng quản lý xuất nhập viện: mô phỏng lại tờ bìa bệnh án. Các thông tin về nhập viện, xuất viện, chuyển khoa, kết quả điều trị... được lưu vào dữ liệu để xuất thành các báo cáo theo từng tiêu chí.

Chức năng ghi bệnh án và y lệnh: bác sĩ ghi bệnh án nhập viện và bệnh án hàng ngày vào phần mềm, tương đương với tờ ruột bệnh án.

Chức năng quản lý dịch vụ: mỗi bệnh nhân nhập viện đều có hưởng các dịch vụ y tế.

Chức năng quản lý dược nội trú: đây là hệ thống phức tạp. Các thuốc được kê đơn sẽ được tổng hợp và chuyển đến kho dược nội trú; nhận thuốc từ kho dược nội trú về phân phối lại cho bệnh nhân.

3.2.2. Phân hệ "Quản lý kho dược”

- Kho chẵn:

o Thu mua thuốc, vật tư y tế và hóa chất từ nhà cung cấp. o Phân phối thuốc, vật tư y tế và hóa chất cho kho lẻ.

- Kho lẻ:

o Kho dược ngoại trú:

■ Quản lý nhận thuốc từ kho chẵn.

■ Quản lý phát thuốc cho bệnh nhân có hưởng BHYT

■ Thống kê số lượng thuốc xuất và tồn theo ngày, tháng, quý, năm...

o Khoa nội trú:

■ Quản lý nhận thuốc từ kho chẵn.

■ Quản lý phân phối thuốc cho các khoa nội trú.

■ Thống kê, báo cáo. o Kho vât tư y tế và hóa chất:

■ Quản lý nhận vật tư y tế, hóa chất từ kho chẵn.

■ Phân phối cho các khoa nội trú.

■ Thống kê, báo cáo.

3.2.3. Phân hệ "Tài chính chính kế toán”

- Hỗ trợ cho Ban Giám Đốc quản lý chi tiêu trong nội bộ.

- Thực hiện các nghiệp vụ kế toán lao động tiền lương, chế độ chính sách, vật tư tài sản, hành chính sự nghiệp chính xác kịp thời.

- Định kỳ thực hiện báo cáo quyết toán, tổng kết tài sản, kiểm kê tài sản.

- Lưu trữ các chứng từ, sổ sách kế toán theo đúng quy định.

3.2.4. Phân hệ “Báo cáo - Thống kê”

- Lập các báo cáo theo ngày/tháng/năm

- Thống kê số lượng bệnh nhân nhập viện, xuất viện, tử vong, bệnh nặng

4. Dữ liệu

- Dữ liệu dùng để lưu trữ thông tin về bệnh nhân, hồ sơ bệnh án...

- Kích thước cơ sở dữ liệu hiện tại khoảng 4GB

- Thực hiện backup dữ liệu hàng tuần và lưu trữ trên máy chủ cơ sở dữ liệu.

- Không có thiết lập cơ chế phân quyền bảo mật cơ sở dữ liệu.

5. Mạng máy tính

- Mạng nội bộ giúp các máy trạm sử dụng dịch vụ trên các server của Trung tâm, không cung cấp truy xuất dữ liệu từ bên ngoài.

- Bao gồm mạng sử dụng cáp đồng (hoạt động ở tốc độ 100 Mbps) và mạng

không dây.

- Thiết bị mạng chủ yếu là các hãng nổi tiếng như Alcatel,Cisco, Linksys

- Không có liên kết với các hệ thống HIS khác ở bên ngoài.

IV.ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN HIỆN TẠI

- Thiết bị công nghệ thông tin đã dùng được (khoảng 3 - 4 năm), hiện nay chưa được nâng cấp đồng bộ cho các thiết bị mạng.

o Hay rớt mạng

o Ứng dụng chạy chậm.

- Hiện trạng người dùng cuối đa số là lớn tuổi nên gặp nhiều khó khăn khi tiếp cận những kiến thức mới, khó thay đổi tư duy.

- Chưa có chính sách lưu trữ dữ liệu backup hợp lý

- Chưa có hệ thống dự phòng máy chủ phần mềm HIS

V.ĐỀ XUẤT

- Hổ trợ thêm máy chủ dự phòng, đảm bảo khi một máy chủ chính có sự cố, máy chủ dự phòng sẽ hoạt động thay cho máy chủ chính.

- Đề xuất xây dựng hạ tầng:

o Nâng cấp hạ tầng mạng và đường truyền

o Để đảm bảo hoạt động liên của hệ thống ứng dụng và máy chủ CSDL, cần xây dựng hệ thống có khả năng sẵn sàng cao, đáp ứng hoạt động 24/7 cho các hoạt động của Trung tâm.

o Đối với máy chủ CSDL, xây dựng hệ thống dự phòng có thể sử dụng các giải pháp: Replicate dữ liệu, Data Mirroring . Khi có giao dịch thực hiện trên máy chủ CSDL chính, dữ liệu sẽ được cập nhật sang CSDL dự phòng. Khi CSDL chính gặp sự cố, CSDL dự phòng sẽ hoạt động thay CSDL chính.

o Cần có hệ thống lưu trữ bên ngoài hay một máy chủ backup, để đảm bảo việc sao lưu dữ liệu không đặt trên máy chủ CSDL đang hoạt động (nhằm tránh rủi ro khi máy chủ CSDL có sự cố). Cần có chính sách kiểm tra dữ liệu backup định kỳ.

o Để đảm bảo an toàn bảo mật hệ thống, cần xây dựng các chính sách bảo mật cho người dùng từ hệ điều hành cho đến CSDL, các hoạt động truy xuất các dữ liệu dùng chung

o Đối với việc ứng dụng hoạt động chậm, cần thực hiện các công việc như sau:

■ Kiểm tra khả năng đáp ứng của máy chủ ứng dụng

■ Kiểm tra tốc độ đường truyền

■ Kiểm tra khả năng đáp ứng của máy chủ CSDL

■ Thực hiện theo dõi và tối ưu hóa hoạt động CSDL định kỳ. (Thông thường, CSDL sau một thời gian sử dụng, sẽ gặp tình trạng truy xuất chậm, vấn đề này thường phát sinh do các vấn đề sau: dữ liệu lưu trữ bị fragment, index không còn tác dụng sử dụng do các hoạt động delete/update liên tục..)